¿Qué documentación necesito para una auditoría?

¿Qué documentación necesito para una auditoría?

Como sabemos, existen diferentes tipos de auditoria que tienen diferentes requisitos. De igual manera, la documentación puede variar de empresa a empresa. No obstante, existe documentación que es general para cualquier empresa y que es necesaria para poder cumplir con los requisitos de una auditoría y poder salir exitoso de ella.

El auditor por supuesto es el encargado de recibir dicha documentación. La empresa debe asegurarse que el experto debe ser un auditor de calidad y que pueda resolver los problemas que se llegasen a presentar, así como llegar a una solución inmediata.

La documentación a presentar, debe incluir toda la información que pudiese servir como evidencia para lo que se realiza en la empresa. La información, normalmente, se encuentra en registros tanto físicos como electrónicos. Esto por supuesto depende de cada empresa, pero siempre deben existir registros para cualquier tipo de situación. Hoy en día existen herramientas que hacen el trabajo de pasar por una auditoría una tarea sencilla, los softwares son una herramienta necesaria.

Ahora bien, la documentación puede venir de diferentes fuentes, tanto externas como internas. Por supuesto, lo esencial siempre podemos encontrarlo en el interior de la empresa. Documentos tales como información de los clientes, registros contables, contratos y hasta facturas, todo ello puede ser encontrado al interior de la empresa. Por otro lado, documentos como confirmaciones de clientes, del banco, proveedores, entre otros documentos, es necesario conseguirlos con fuentes externas.

Quizás te interese:
Conoce los tipos principales de auditorias

Con esta evidencia es que el auditor puede comenzar a realizar su trabajo, analizando cada pequeña parte. Cabe recalcar, que es muy importante también el conservar la documentación realizada mientras la auditoría se lleva a cabo. Así como la documentación que ya haya sido analizada, en caso de que se presente algún imprevisto, o bien caiga en manos de algún tercero.

Entre otros documentos que se pueden llegar a necesitar, encontramos el plan de auditoría, este en caso de que se haya tenido una auditoría anterior o bien para tener un memorando de la información. De igual manera, los comprobantes de índole contable (facturas, recibos, egresos y contratos), algún análisis de datos y el conteo de activos (incluidos inventarios, activos fijos, títulos).

Como recomendación extra, exhortamos a incluir cada pequeña pieza de información. No sabemos cuando se puede necesitar, es por lo que los correos electrónicos y hasta anotaciones realizadas en alguna reunión son importantes. Llevar un control externo también es una labor de la empresa, no se puede dejar de lado cualquier información de algo que se haya realizado en una empresa o servicio externo.

Toda esta información es lo que será el soporte para poder realizar la auditoria de manera eficaz y que esta sea una auditoría exitosa.

Por: Teresa Maza

Teresa maza

Teresa maza

Deja un comentario