Auditoria: ¿Cómo prepararse para una?

Auditoria: ¿Cómo prepararse para una?

Dentro del mundo empresarial, una auditoria es un proceso en el cual se realiza una evaluación detallada de alguna empresa o sociedad. Esto con el fin de conocer sus características, así como también las fortalezas o debilidades que llegase a tener. Por medio de criterios de análisis y medición específicos es que es posible llevar a cabo diferentes tipos de valoración. En su mayoría, la valoración que se lleva a cabo tiene que ver con la rentabilidad y eficiencia dentro de la empresa.

Cualquier empresa u organización corre con el riesgo de ser controlada e inclusive vigilada sin importar que tipo de visión, misión o naturaleza económica posea. En su mayoría, se realizan las auditorias para evitar que las empresas caigan en alguna irregularidad fiscal, legal o de algún otro tipo. De igual manera, llevar a cabo una auditoria de forma periódica, permite la mejora continua del trabajo realizado día con día. Esto permite localizar puntos débiles o bien, ventajas que se poseen.

En pocas palabras, lo que se busca en una auditoria es simplemente validar la información que se proporciona. No obstante, una auditoría siempre es una palabra que pone de nervios a muchos y es comprensible. Estar bajo el ojo crítico, pondría a cualquiera bajo mucho estrés.

Prepararse para una auditoría puede ser un trabajo exhaustivo, pero siempre se puede preparar de forma adecuada. Por supuesto, para los que tienen experiencia es un poco más sencillo, sin embargo, a continuación procederemos a comentar qué es lo que tenemos que hacer antes de que la auditoria se lleve a cabo. Por principio de cuentas, hay que estar relajados. Toma una respiración profunda, una auditoria siempre debe ser anunciada, llámese auditoria o bien alguna certificación.

Definir el tipo de auditoria es importante, ya que no son lo mismo. Existen una variedad de auditorías por lo que diferenciarlas y establecer cual se realizara es algo que hay que tener en cuenta. Una vez establecido el tipo de auditoria a continuación hay que continuar a realizar una planeación, se realiza con el fin de conocer el nivel de preparación dentro de la empresa y también como se va a proceder en la auditoria. Todo el personal debe estar bien informado de los procesos.

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En muchas ocasiones para primerizos, o en general para muchas personas, una auditoria significa algo no importante. Lo toman como un requisito, sin embargo consideran que no es más que papeleo, un trabajo pesado más para el responsable. No obstante hay que tener en cuenta que las auditorias permiten ahondar en la empresa, poder identificar aquellos puntos importantes, documentos, procedimientos y datos interesantes. Facilita también la comunicación de la empresa, delegar responsabilidades y en general, una mejora continua en la empresa.

En este proceso se ven involucrados tres agentes.

El auditor

La persona responsable de realizar la auditoría.

El auditado

La empresa u organización que recibirá la auditoria.

El cliente de la auditoría

Este es la organización o persona que está solicitando la auditoria. En caso de ser una auditoria para certificación, se cuenta con una certificadora. La certificadora es una entidad encargada de realizar la certificación y así mismo, designa a quién realizará la auditoria.

Una vez que reunamos la información necesaria, es importante comenzar a reunir la documentación necesaria y obligatoria a presentar. Así mismo, es necesario comenzar a establecer los procedimientos importantes para realizar actividades junto con sus mapeos correspondientes. Toda la información de los departamentos involucrados así como de los trabajadores.

Una vez definida la información, es importante revisar que dichas actividades sean implementadas de forma correcta. Necesitan ser supervisadas por la persona a cargo y ser divididas por áreas. Informar a todos los empleados sobre esto es un punto clave, ya que así se mejora la implementación de las actividades. La capacitación del personal sobre los temas relacionados con la auditoria y de la información de actividades siempre va a ser algo necesario. La comunicación juega un papel fundamental.

Como mencionamos al inicio, esto es sólo una verificación de lo que ya se escribió. Lo que se realiza en la empresa y lo que se entrega escrito debe tener coherencia. Permite que la empresa tenga credibilidad y buen nombre. Así como también demuestra el buen funcionamiento para permitir la mejora continua.

Por: Teresa Maza

Teresa maza

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